Toda empresa, por segurança, precisa ter
como localizar todos os seus documentos com agilidade. Isso não evita apenas multas
por atraso ou esquecimento, como também possibilita ganho em processos, pois
quando exigido não há perda de tempo e pode-se comprovar o necessário quando
solicitado.
Documentos como Inscrição Estadual , CNPJ
– Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica, CND – Certidão Negativa de Débito,
alvará do corpo de bombeiros, alvará da prefeitura, contrato de aluguel com os
respectivos pagamentos ou contrato de
compra e venda do imóvel e sua respectiva transferência reconhecida em
cartório, seguro contra incêndio, livros de movimentação financeira, contratos
diversos, controle e revisão do patrimônio da empresa e outros.
São diversos documentos, muitos devem
ser guardados por bastante tempo ou
sempre. É a vida da empresa documentada.
As pequenas empresas não possuem esse
hábito, precisam mudar a mentalidade e começar a organização a parti de algumas
dicas, sendo elas:
·
Criação ou organização de um escritório
·
Implementação de um método de
arquivamento que supra as necessidades por um longo tempo
·
Cofre para segurança de pequenas
movimentações
·
Materiais de escritório como pastas
suspensas, grampeadores, clipes, etc.
·
Hábito de montar agenda para conhecer
datas de pagamentos recorrentes como salário, aluguel, luz e despesas diversas.
Com essas pequenas dicas de organização sua
empresa vai obter uma maior facilidade, pois todas os recursos estarão de fácil
acesso quando necessário. É possível que as ligações procurando por algo diminuam, já que o funcionário
responsável não se perderá com pequenas questões como o local de determinado
documento.
Se gostou das dicas não perde tempo,
coloca em ação e sucesso.
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