Vale a pena otimizar as operações com programas ? Considere alguns fatores | #oquevi

Hoje a tecnologia através de sistemas e programas está presente e não se pode negar sua influência e presença nas empresas. Ela agiliza verificação de estoque, auxilia em troco, emissão de notas fiscais, compras com cartão de crédito, conferência e leitura de caixa e tudo mais que se tornar necessário pode ser melhorado e menos coisas são feitas manualmente. Mas tudo isso tem um custo e você se pergunta quando será que é o momento exato de migrar para os sistemas digitais.

Se sua atividade empresarial possui muita movimentação, ocorre alguns momentos de fila de espera, e o tempo investido em operações manuais são grandes, pode ser um indício da necessidade de automatizar algumas ações. Mas antes dessa decisão é necessário já possuir o hábito de colher informações manualmente, seja em papel, ou lançadas em word ou excel.

O que ocorre, por exemplo, quando se adquire um programa, é a necessidade de manter as informações no sistema. Quando não há o hábito do registro nem mesmo em papel há dificuldades em adaptação com o sistema. Isso as vezes leva à desmotivação e pode ocorrer o arrependimento quanto a compra do sistema ou programa.

Assim, a decisão por um novo sistema ou programa deve ser considerado segundo a necessidade, mas também com a sua utilização em si, mesmo que ocorra necessidade de adaptação deve existir uma forma anterior de coletar informação, pois a mesma será apenas reproduzida digitalmente, agilizando um processo já existente.

Alguns fatores para serem levados em consideração antes de escolher um sistema. Vamos lá?

LINCENÇAS E MANUTENÇÕES

Além da necessidade de alguém que possa acessar o sistema com agilidade, há também a necessidade de pensar em um sistema integrado, onde as operações possam ser executadas de qualquer sistema operacional, e até mesmo em rede. Outro ponto importante são as licenças e manutenções, sempre verifique o custo anual, semestral ou mensal, quase sempre é necessário.

BACKUP

Poder guardar as informações de forma que não se perca é outra importante função. As informações não podem se perder ou serem fornecidas de forma a gerar dúvidas ou erros.

TESTE

Há casos que o sistema pode funcionar de formar piloto, não havendo envolvimento direto com as operações da empresa. Versões beta podem ser uma boa ideia antes de adotar um sistema padrão para guardar suas informações. A negociação quanto a valores também é mais em conta, ainda que o sistema apresentado em forma beta nao trabalhe todas as funcionabilidades.

TREINAMENTO

Por mais simples que pareça treinamento é essencial, durante a transição é que as dificuldades vão aparecer, precisa ter convivência com o sistema, negocie o treinamento e certifique-se as horas necessárias, se houver necessidade de muitas horas é possível que ele seja muito complexo. Assim, verifique a possibilidade de algo simples e muito funcional.

Pondere questões como backup, treinamento, teste, licenças e manutenções antes de escolher por programa ou sistema.  Então, vale a pena otimizar as operações com programas?

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